Surat Menyurat dan Curiculum Vitae (CV)

1. SURAT MENYURAT

• Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

• Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

-Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi

Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan.

Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

– Fungsi Surat sebagai Wakil atau Duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

– Fungsi Surat sebagai Bahan Bukti

Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

– Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan

Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

– Fungsi Surat Sebagai Alat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu

Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

– Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)

Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

– Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan

Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

• Syarat-syarat Surat yang Baik

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

– Jelas

Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

– Benar

Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

– Sopan

Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

– Singkat/tidak terlalu bertele-tele

Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

– Lengkap

Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

– Menarik

Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

• Bahasa Surat

Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut:

• Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit
• Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai
• Tempatkan tanda baca dengan tepat
• Gunakan ejaan yang benar
• Gunakan singkatan yang umum dipakai

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :

• Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya oleh penulis surat
• Penulis mampu menggunakan kata tersebut
• Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.  Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua factor yaitu :

• Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
• Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.

1. Bagian-bagian Surat

BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1. Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

1. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
2. Nama lembaga
3. Alamat lembaga
4. Nomor telepon, teleks, faximile.

Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi kepala surat:

1. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
2. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
3. Alat promosi.

2. Nomor surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.

Penomoran surat itu berguna untuk:

1. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
2. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
3. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
4. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat

ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:

1. a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
2. b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

3. Tanggal penulisan surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

4. Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

5. Hal atau perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

1. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
2. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
3. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

6. Alamat tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

1. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
2. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk : Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja dan Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

Contoh

Yth. Direktur Astri Budi Luhur

Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara

Jakarta Selatan

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang

berisi berita.

8. Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup

– Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

– Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

– Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9. Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

11) Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

1. Contoh Surat

Untuk contoh surat dapat dilihat di sini : http://pustakasurat.blogspot.com/

2. Curicullum Vitae (CV)

1. Pengertian CV

Curriculum vitae (CV) atau daftar riwayat hidup adalah dokumen yang memberikan gambaran mengenai pengalaman sesorang dan kualifikasi lainnya. Di beberapa negara, suatu CV biasanya merupakan hal utama yang dijumpai seorang majikan potensial tentang pencari kerja dan sering digunakan untuk menyaring aplikan (orang-orang yang melamar kerja secara daring) ketika mencari pekerjaan, biasanya dilanjutkan dengan wawancara.

1. Manfaat CV

Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

1. Susunan CV

– Data Pribadi

Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.

– Pendidikan

Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang  membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).

– Pengalaman Kerja

Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.

– Skill Yang Dimiliki

Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.

– Training Yang Pernah Diikuti

Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.

– Prestasi

Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.

– Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan

Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial  yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.

1. Isi CV

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama                                      : Ahmad Maher

Tempat, Tanggal Lahir              : Jakarta, 20 juni 1994

Jenis Kelamin                          : Laki-Laki

Agama                                    : Islam

Kewarganegaraan                   : Indonesia

Alamat                                    : Jl. condet batu ampar 4 dalam

Telepon                                   : 0878-8017-1912 ( HP )

Golongan Darah                      : A

*Latarbelakang Pendidikan Formal

2000 – 2006  : SDN 12 jakarta

2003 – 2006  : SMP DIPONEGORO Surakarta

2006 – 2009  : SMA BUDHI WARMAN Jakarta

Rincian Pekerjaan : Wirausaha